El ordenador del gasto no puede esconder la inhabilidad contractual tras sus asesores

La decisión de segunda instancia proferida el 27 de marzo de 2003 por el Procurador Segundo Delegado para la Contratación Estatal ofrece una regla práctica de especial importancia para la contratación pública: la intervención de oficinas técnicas o jurídicas no elimina el deber de cuidado del servidor que, en calidad de ordenador del gasto, suscribe el contrato estatal. La utilidad del fallo no está en convertir al directivo en responsable automático de todo cuanto ocurra en la administración, sino en recordar que la firma de un contrato no es un acto mecánico cuando de los soportes del trámite surge una inhabilidad legal relevante.

El caso tuvo origen en el contrato de prestación de servicios No. 059 del 10 de noviembre de 1999, suscrito por Francisco José García Lara, entonces Secretario de Salud Departamental del Huila, con el presbítero Bernardo Antonio Álvarez Arango. El objeto contractual consistía en prestar servicios profesionales como psicólogo dentro de un proyecto dirigido a niños de 6 a 13 años del municipio de Guadalupe, orientado a la prevención de drogadicción, alcoholismo, maltrato infantil y violencia intrafamiliar. La finalidad social del contrato, sin embargo, no desplazaba las exigencias mínimas del régimen de contratación estatal.

El punto disciplinariamente relevante fue que el contratista ostentaba la calidad de servidor público, por estar vinculado como docente en el Colegio Municipal María Auxiliadora de Guadalupe. Esa condición activaba la inhabilidad prevista para contratar con entidades estatales, en concordancia con la prohibición constitucional aplicable a los servidores públicos. La Procuraduría destacó que esa información no aparecía oculta ni era ajena al trámite: surgía de la documentación aportada, particularmente de los soportes de hoja de vida y de la vinculación docente referida en el expediente.

La primera instancia sancionó al Secretario de Salud con multa de treinta días de salario. En apelación, la defensa sostuvo que el disciplinado había actuado de buena fe, que el contrato había pasado por dependencias técnicas y jurídicas sin objeción, y que no podía atribuírsele al Secretario la suma de funciones propias de sus subalternos. También alegó que la decisión aplicaba una forma de responsabilidad objetiva, proscrita en el derecho disciplinario, porque no era función directa del Secretario revisar cada documento previo del proceso contractual.

La Delegada no acogió esos argumentos. Para la autoridad disciplinaria, el problema no consistía en imputar automáticamente una sanción por el solo resultado contractual, sino en valorar la conducta funcional del servidor que suscribió el negocio jurídico. El ordenador del gasto no podía desentenderse de la documentación soporte del proceso contractual cuando de ella surgía una condición relevante para contratar: la calidad de servidor público del contratista. La existencia de asesores, divisiones técnicas o revisiones jurídicas no convertía la decisión final de contratación en un acto puramente formal.

Esta distinción es central. La existencia de una inhabilidad puede ser un dato normativo objetivo, pero la responsabilidad disciplinaria exige examinar la conducta del servidor. En el fallo, la culpa se ubicó en la falta de diligencia, cuidado e incuria al suscribir el contrato sin atender la información disponible. Por eso, la decisión rechazó que se tratara de responsabilidad objetiva: la sanción se fundó en la infracción del deber funcional y en la negligencia atribuida al disciplinado, no en la simple constatación abstracta de que el contrato había sido celebrado.

El razonamiento también delimita el alcance de la organización interna de la administración. Que existan asesores jurídicos, divisiones técnicas o funcionarios encargados de revisar documentos no convierte al ordenador del gasto en un firmante sin responsabilidad propia. La firma del contrato expresa una competencia funcional y, con ella, un mínimo deber de control sobre presupuestos jurídicos esenciales del negocio. Entre esos presupuestos, la ausencia de inhabilidades ocupa un lugar evidente, porque determina la aptitud misma del particular para contratar con el Estado.

El fallo, sin embargo, debe leerse con prudencia. No afirma que todo error de una oficina asesora deba trasladarse siempre al nominador, al directivo o al ordenador del gasto. Su alcance es más preciso: cuando la documentación del trámite permite advertir una circunstancia impeditiva y el servidor competente suscribe el contrato, la buena fe invocada de manera genérica no basta para desvirtuar la falta de diligencia. La confianza en los equipos de apoyo no equivale a renuncia al deber funcional propio, especialmente cuando el acto final depende de quien tiene la competencia para obligar a la entidad.

Desde una perspectiva institucional, el caso recuerda que las inhabilidades contractuales no son formalidades accesorias. Operan como instrumentos de moralidad, transparencia e imparcialidad en la contratación estatal. Si el servidor público contratante omite verificar una condición que incide directamente en la aptitud jurídica del contratista, compromete no solo la regularidad del contrato, sino también el deber disciplinario de cuidado en el ejercicio de la función administrativa. En esa medida, la contratación pública exige una diligencia que no se agota en confiar en que otros revisaron.

También resulta relevante la forma como la decisión responde al argumento sobre el perfil profesional del disciplinado. La defensa señaló que se trataba de un médico con especialización en administración de salud y que, por esa razón, la Secretaría contaba con expertos en derecho y contratación administrativa. La Delegada no desconoció la existencia de apoyos especializados, pero recordó que quien asume un cargo público debe conocer y cumplir las funciones propias del empleo. El deber disciplinario no depende únicamente de la formación académica previa, sino de la competencia funcional efectivamente ejercida.

La regla pedagógica que deja este fallo es prudente pero firme: la delegación interna y la intervención de asesores pueden explicar el trámite, pero no borrar la responsabilidad funcional de quien adopta la decisión contractual. En materia disciplinaria, la culpa no surge de ocupar un cargo de dirección, sino de incumplir el deber concreto de diligencia que ese cargo impone frente a decisiones jurídicamente relevantes. Por ello, cuando la inhabilidad del contratista está al alcance de la verificación ordinaria del proceso, la firma del contrato compromete al ordenador del gasto.

La decisión conserva actualidad porque muchas controversias disciplinarias en contratación pública se construyen alrededor de la misma tensión: hasta dónde llega la confianza legítima del directivo en sus equipos y desde dónde comienza su deber personal de control. El fallo no elimina esa tensión, pero ofrece un criterio operativo: la estructura administrativa distribuye tareas, no disuelve deberes funcionales. Quien firma un contrato estatal debe poder explicar por qué los presupuestos jurídicos esenciales estaban razonablemente verificados antes de comprometer a la entidad.

Fuente: Procuraduría General de la Nación; Procurador Segundo Delegado para la Contratación Estatal; Fallo de segunda instancia; 27 de marzo de 2003; Exp. 083-01540; Disciplinado: Francisco José García Lara, Secretario de Salud Departamental del Huila.