Acceso al almacén, contratistas y límites de la indagación previa

Una queja disciplinaria puede nacer de situaciones aparentemente sencillas: llaves entregadas, ingresos autorizados, obras internas, tensiones laborales o inconformidades con la prestación de un servicio. Sin embargo, para que esos hechos ingresen con entidad propia al derecho disciplinario no basta la molestia institucional ni la sospecha abierta. Se requiere algo más preciso: un sujeto disciplinable, un hecho determinado y una posible afectación del deber funcional que pueda ser examinada dentro de los límites de la actuación.

Esa es la utilidad doctrinal del auto del 6 de enero de 2026, mediante el cual la Viceprocuraduría General de la Nación confirmó la terminación y archivo de una indagación previa adelantada contra servidores por determinar de la Procuraduría Regional de Instrucción del Cesar. El caso giraba alrededor de una queja presentada por Carmelo Calixto Jiménez, quien puso en conocimiento presuntas irregularidades relacionadas con el coordinador administrativo de la sede territorial y con un contratista externo de soporte técnico.

Los hechos denunciados tenían varios planos. De un lado, se afirmó que el contratista Orlando Becerra Sánchez habría recibido funciones de “almacenista auxiliar”, junto con llaves del almacén y de otras dependencias de la sede. De otro, se mencionaron dificultades en la atención de requerimientos técnicos, restricciones de ingreso durante adecuaciones locativas y, ya en sede de apelación, hechos adicionales sobre la disposición de bienes que el recurrente consideraba útiles.

La Veeduría había archivado la actuación. Frente al contratista, concluyó que no reunía los presupuestos subjetivos para ser considerado sujeto disciplinable, pues estaba vinculado a través de la Empresa de Recursos Tecnológicos S.A. – E.R.T. mediante contratos de prestación de servicios de soporte técnico, sin que ejerciera funciones públicas, interventoría, administración de recursos públicos o actividad como auxiliar de la justicia. Frente a los servidores por determinar, estimó que los hechos no estaban suficientemente determinados en modo, tiempo y lugar, ni contaban con respaldo probatorio que permitiera inferir una irregularidad de relevancia disciplinaria.

La Viceprocuraduría confirmó esa lectura. El primer punto relevante es que la condición de contratista, por sí sola, no basta para ingresar al régimen disciplinario. Bajo los artículos 25 y 70 de la Ley 1952 de 2019, la decisión examinó si el particular desempeñaba una función pública o alguna de las actividades que habilitan su sujeción disciplinaria. Al no encontrar ese presupuesto, los reparos contra el contratista quedaron fuera del marco subjetivo de la actuación.

Este aspecto exige prudencia editorial. El auto no sostiene que un contratista nunca pueda ser disciplinable. Lo que afirma, en el contexto del caso, es que este contratista de soporte técnico no ejercía las funciones que permitirían atribuirle esa calidad. La regla práctica no es absoluta: depende del vínculo real entre la actividad del particular y el ejercicio de función pública, administración de recursos, interventoría, supervisión o función auxiliar de justicia.

El segundo punto es más fino. La autorización de ingreso al almacén no fue entendida como delegación automática de funciones de almacenista. La fuente muestra que el coordinador administrativo, según la Resolución interna 200 del 17 de mayo de 2017 citada en el auto, tenía funciones asociadas al almacén. En ese marco, permitir el acceso de servidores o colaboradores a ese espacio podía corresponder al ejercicio de una facultad de control y autorización de ingresos, orientada a necesidades operativas específicas y bajo responsabilidad del coordinador.

La distinción importa. Una cosa es que un contratista entre al almacén para apoyar actividades materiales o técnicas dentro de una sede pública; otra, muy distinta, es que se le traslade formal o materialmente la función pública de almacenista. El primer hecho puede ser administrativamente explicable. El segundo podría tener relevancia disciplinaria si se prueba que hubo delegación indebida, desbordamiento funcional o afectación sustancial del deber funcional. En el expediente, según la Viceprocuraduría, el oficio del 5 de julio de 2023 no acreditaba ese salto.

El tercer plano corresponde al alcance de la indagación previa. La decisión recuerda que esta etapa, prevista en el artículo 208 de la Ley 1952 de 2019, se encuentra delimitada por los hechos puestos en conocimiento y por aquellos que sean conexos. Esa delimitación no es una formalidad vacía. Evita que la actuación disciplinaria se convierta en una investigación abierta sobre cualquier inconformidad institucional que aparezca después.

Por eso la Viceprocuraduría excluyó el análisis de hechos nuevos introducidos en la apelación, en especial los relacionados con bienes supuestamente dados de baja pese a encontrarse en buen estado. El auto no niega que el quejoso pudiera acudir a otros canales institucionales; lo que precisa es que esos hechos no podían incorporarse sin más a la actuación cuya frontera fáctica estaba marcada por la queja y por las piezas válidamente integradas al expediente.

La apelación también tenía un límite argumentativo. La segunda instancia no está llamada a rehacer por completo la actuación ni a revisar inconformidades genéricas. Debe confrontar los reparos formulados contra la decisión recurrida y los asuntos inescindiblemente vinculados a ellos, como lo señalan los artículos 234 y 237 de la Ley 1952 de 2019 en el contexto aplicado por el auto. Si el recurrente se limita a reiterar la queja o a introducir asuntos desconectados, la revisión pierde objeto dialéctico.

De esta manera, la decisión ofrece una enseñanza útil para la práctica disciplinaria: el archivo no se explica solamente por falta de pruebas, sino por la convergencia de tres límites. Un límite subjetivo, porque el contratista no era disciplinable en las condiciones acreditadas. Un límite fáctico, porque la indagación debía permanecer dentro de los hechos denunciados y conexos. Y un límite funcional, porque autorizar el ingreso a un almacén no equivale, sin más, a entregar una función pública.

Este triple límite protege la seriedad de la acción disciplinaria. La queja cumple una función institucional importante, pero debe permitir identificar qué ocurrió, cuándo, cómo, quién podía responder disciplinariamente y por qué el hecho comprometería el deber funcional. Sin esa base mínima, la indagación previa no puede convertirse en una herramienta para prolongar sospechas indefinidas.

La decisión también advierte algo relevante para las entidades públicas: los actos cotidianos de gestión interna pueden ser objeto de reproche si se traducen en delegaciones indebidas, abusos funcionales o afectaciones sustanciales. Pero esa conclusión exige soporte. La frontera entre coordinación operativa y desplazamiento irregular de funciones no se traza con impresiones, sino con hechos verificables.

En suma, el auto confirma una idea elemental pero decisiva: el derecho disciplinario no sanciona incomodidades administrativas en abstracto. Interviene cuando existe un hecho jurídicamente relevante, atribuible a un sujeto sometido al régimen y capaz de comprometer el deber funcional. En la indagación previa, esa exigencia opera como filtro de racionalidad, no como obstáculo indebido para investigar.

Fuente: Procuraduría General de la Nación; Viceprocuraduría General de la Nación; Auto del 6 de enero de 2026; Expediente IUS E-2023-629615 / IUC D-2023-321480; Quejoso y recurrente: Carmelo Calixto Jiménez; servidores disciplinables por determinar adscritos a la Procuraduría Regional de Instrucción del Cesar.